Befüllung der ePA

Zahnärztinnen und Zahnärzte sind verpflichtet, bestimmte Einträge in die ePA ihrer Patientin-nen und Patienten vorzunehmen. Eine entsprechende Verpflichtung gilt ebenso für Arztpraxen, Psychotherapiepraxen, Krankenhäuser und Apotheken. Weitere Berufsgruppen aus dem Heilmittelbereich oder der Pflege werden in den nächsten Jahren folgen. Daten einstellen dürfen zudem auch die Krankenkassen und die Patientinnen und Patienten selbst.

Grundsätzlich gilt: Zahnarztpraxen müssen die ePA nur dann befüllen, wenn folgende Punkte erfüllt sind: Die Daten müssen

1. selbst erhoben worden sein,
2. aus der aktuellen Behandlung stammen und
3. in elektronischer Form vorliegen.
4. Zudem darf kein Widerspruch des Patienten gegen das Einstellen vorliegen.
5. Ferner dürfen der Befüllung keine erheblichen therapeutischen Gründe oder Rechte Dritter entgegenstehen (im zahnärztlichen Bereich wird dies allerdings kaum zum Tragen kommen).

Zu den Dokumenten, die Zahnarztpraxen zum Start der ePA standardmäßig (d. h. außer im Falle des Widerspruchs der Patientin oder des Patienten) einstellen müssen, zählen zunächst vornehmlich Befundberichte über selbst durchgeführte Behandlungen, mit denen Dritte (insb. eine andere Ärztin oder ein anderer Zahnarzt) in Gestalt eines Arztbriefes oder eines vergleichbaren Berichts über einen Befund unterrichtet werden, nicht hingegen Befunddaten, die nur der internen Behandlungsdokumentation dienen. Die Anzahl dieser gesetzlich vorgeschriebenen Datenbefüllungen dürfte somit in Zahnarztpraxen zum Start der ePA eher gering ausfallen. Neben diesen standardmäßig in die ePA einzustellenden Dokumenten müssen zudem – wie auch schon bei der bisherigen Opt-in-ePA – weitere (selbst erhobene und elektronisch vorliegende) Behandlungsdaten aus der aktuellen Behandlung in die ePA eingestellt werden, wenn die Patientin oder der Patient dies wünscht bzw. verlangt (z. B. eZahnbonusheft-Eintrag). Die ebenfalls von der ePA umfassten Medikationsdaten wiederum fließen ohne Zutun der Praxen automatisch vom E-Rezept-Fachdienst in die ePA. Einen Überblick über die Daten, die in die ePA eingestellt werden müssen, hat die KZBV hier zusammengestellt.

Damit gemeint ist das erstmalige Befüllen der ePA mit versorgungsrelevanten medizinischen Daten aus der konkreten aktuellen Behandlung des Versicherten. Ein erstmaliges Befüllen in diesem Sinne liegt vor, wenn – sektorenübergreifend – noch kein Arzt, Zahnarzt oder Psychotherapeut einen Eintrag in der ePA des Versicherten vorgenommen hat. Das heißt, wenn eine Zahnärztin oder ein Zahnarzt als erste oder erster eine Eintragung in die ePA vornimmt, kann sie oder er die BEMA-Position ePA1 abrechnen anstatt der Position ePA2. Das gilt auch dann, wenn es sich bei diesem allerersten Eintrag um den Eintrag ins eZahnbonusheft handelt. Der Anspruch auf bzw. die Verpflichtung zur Erstbefüllung ist dem Umfang nach auf den aktuellen Behandlungskontext beschränkt. Aufzeichnungen aus der praxiseigenen Behandlungsdokumentation zu früheren Behandlungen müssen in diesem Zusammenhang nicht übertragen werden.

Nein, aktuell noch nicht. Die KZBV arbeitet aber derzeit an einem zahnärztlichen Basiseintrag. Dieser soll Zahnarztpraxen bei der Einstellung von Daten, die sie auf Wunsch der Patientinnen und Patienten in die ePA und zur Erfüllung der gesetzlichen Verpflichtung einstellen, unterstützen.

Das Hochladen entsprechender Daten, wie etwa eines Röntgenbildes, ist auf Wunsch der Patientinnen und Patienten geboten, wenn dem keine technischen Hürden entgegenstehen. Zahnärztinnen und Zahnärzte sind verpflichtet, ihre Patientinnen und Patienten über diese Möglichkeit zu informieren. Machen die Patientinnen und Patienten davon Gebrauch, müssen die Daten in die ePA übertragen und die Einwilligung in der Behandlungsdokumentation festgehalten werden. Analoge Röntgenbilder müssen nicht in die ePA eingestellt werden, weil sie nicht in elektronischer Form vorliegen.

Nein, in diesem Fall sind die oben beschriebenen Voraussetzungen nicht erfüllt. Das Einpflegen von Informationen in Papierform ist Aufgabe der Krankenkasse. Diese sind verpflichtet, innerhalb von 24 Monaten zweimal jeweils bis zu zehn Dokumente zu digitalisieren und einzustellen. Zudem können auch die Patientinnen und Patienten selbst Befunde einscannen und in der ePA speichern.

Nein, selbst wenn das Weglassen ein falsches Gesamtbild erzeugen könnte, ist grundsätzlich der Wunsch der Patientinnen und Patienten maßgeblich. Die ePA ist eine patientengeführte Akte, die Patientin oder der Patient entscheidet eigenverantwortlich, was in sein Aktensystem kommt. Ein Widerspruch gegen einzelne Datensätze ist derzeit nur bei einer Anwendung ausgeschlossen, dem digital gestützten Medikationsprozess. Hier können die Patientinnen und Patienten gegenüber ihrer Krankenkasse nur der gesamten Anwendung widersprechen.

Nein, Zahnarztpraxen können die Befüllung der ePA flexibel in ihre Arbeitsabläufe integrieren, weil die voreingestellte Zugriffszeit auf die Aktensysteme der Patientinnen und Patienten standardmäßig 90 Tage beträgt und die Patientinnen und Patienten bzw. die Gesundheitskarten für die Übertragung nicht physisch in der Praxis anwesend sein müssen. Dabei ist jedoch zu beachten, dass die Zugriffszeit von den Patientinnen und Patienten verkürzt oder verlängert werden kann. Es wird daher empfohlen, die medizinischen Daten zeitnah in die ePA zu übertragen. Sobald die Zugriffsberechtigung abgelaufen ist, können keine Daten mehr eingestellt werden. Sollten Patientinnen und Patienten während einer aktiven Zugriffsberechtigung ihren Widerspruch erklären, verzichten sie damit auf das Einstellen weiterer Daten in die ePA. Die Zahnarztpraxis kann und darf in diesem Fall nicht mehr mit der ePA interagieren.

Ja, die einzustellenden Daten werden mit Metadaten versehen. Das sind Zusatzinformationen wie der Name der Erstellerin/des Erstellers oder die Dokumentenart. Im Idealfall unterstützt das Praxisverwaltungssystem (PVS) bei der Eingabe dieser Metadaten durch entsprechende Voreinstellungen und befüllt bestimmte Felder automatisch. Zukünftig wird es zudem immer mehr Dokumente in einem einheitlichen und standardisierten Format geben, sogenannte medizinische Informationsobjekte (MIO), die automatisch im PVS angezeigt und weiterverarbeitet werden können. Das wird den Aufwand für die Zahnarztpraxen reduzieren.

Dies hängt von der Umsetzung im jeweiligen Praxisverwaltungssystem (PVS) ab. Das PVS kann durch geeignete Automatisierungsmechanismen eine Unterstützung anbieten, die Zahnarztpraxen müssen diese aber nicht nutzen.

Zahnarztpraxen sind verpflichtet, die beschriebenen Befüllungspflichten zu erfüllen. Zudem haben sie Informationspflichten, die zu beachten sind. Empfehlungen zur Befüllung der ePA müssen hingegen nicht abgeben werden.

Ja, alle zahnärztlichen PVS-Hersteller unterstützen das eZahnbonusheft als medizinisches Informationsobjekt (MIO) in der ePA, und auch die Krankenkassen sind verpflichtet, es in den jeweiligen ePA-Apps nutzerverständlich anzuzeigen. Einträge in das eZahnbonusheft müssen nur auf Wunsch der Patienten in die ePA eingestellt werden. Weitere Informationen zum eZahnbonusheft in der ePA finden Sie hier.

Ein Feature der neuen ePA ist die elektronische Medikationsliste (eML). Sie enthält eine Übersicht über alle verschriebenen und eingelösten E-Rezepte der Patientinnen und Patienten. Die Liste wird automatisch erstellt und mit den Daten aus dem E-Rezept-Fachdienst befüllt. Eine manuelle Befüllung seitens der Zahnarztpraxen ist nicht erforderlich und ein Einstellen von E-Rezepten nicht vorgesehen. Aufbauend auf der Medikationsliste wird ab Mitte 2025 der elektronische Medikationsplan (eMP) zur ePA hinzugefügt, der zusätzliche Informationen enthält. Weil der eMP in erster Linie der langfristigen medikamentösen Therapie dient, wird dieser in den Arztpraxen eine größere Rolle spielen als in den Zahnarztpraxen.

Nein, die ePA ersetzt nicht das anamnestische Gespräch, sondern ergänzt es. Die Medikationsliste bietet einen nicht zwingend erschöpfenden Überblick über die Medikation der Patientinnen und Patienten und enthält weder rezeptfreie Medikamente, die in Apotheken frei verkäuflich sind (OTC), noch solche, die nicht als E-Rezept ausgestellt worden sind.

Ja, zukünftig soll eine solche Übersicht mit der elektronischen Patientenkurzakte (ePKA) in die ePA integriert werden. Die ePKA wird wichtige Informationen zu den Patientinnen und Patienten sowie zur Anamnese enthalten und fußt unter anderem auf dem Notfalldatensatz, der derzeit im Rahmen des Notfalldatenmanagements (NFDM) direkt auf der Gesundheitskarte (eGK) der Patientinnen und Patienten gespeichert wird. Ziel der ePKA ist es, den Zugriff auf relevante Gesundheitsdaten weiter zu beschleunigen.

Nein, in die ePA werden ausschließlich Daten eingestellt, die im Rahmen der aktuellen Behandlung angefallen sind und in einem elektronischen Format vorliegen. Insoweit müssen – auch auf Verlangen der Patientinnen und Patienten – nicht eigens zur Befüllung der ePA Daten erhoben werden, die ansonsten im Rahmen der aktuellen Behandlung überhaupt nicht angefallen wären. Es werden nur Kopien der Originaldokumente in die ePA übertragen (z. B. in Form eines PDF/A). Eine separate „ePA-Dokumentation“ müssen Zahnärztinnen und Zahnärzte nicht führen, allerdings müssen sie bestimmte Dokumentationspflichten im Rahmen der ePA-Nutzung beachten.

Patientinnen und Patienten können Daten eigenständig über die ePA-App ihrer Krankenkasse in ihrer ePA speichern. Das können zum Beispiel Vitalwerte aus einer Smartwatch, Daten aus einer digitalen Gesundheitsanwendung (DiGA) oder alte Papierbefunde sein. Grundsätzlich sind die Patientinnen und Patienten frei in der Auswahl der Daten, die sie in ihre Akten hochladen. Sie entscheiden, was sie einstellen.

Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) kann auf Wunsch der Patientinnen und Patienten in die ePA eingestellt werden. Überweisungen werden derzeit noch auf Papier ausgestellt. Das Einstellen als PDF in die ePA ist möglich, aber nicht verpflichtend.

Nein, für Zahnarztpraxen gibt es aktuell keine Dokumente, die für das Einstellen in die ePA extra signiert werden müssen.

Ja, Zahnarztpraxen müssen die Patientinnen und Patienten auf Wunsch bei der Übertragung der Patientenakte in die ePA unterstützen (Einwilligung muss dokumentiert werden). Der Anspruch auf die elektronische Abschrift besteht für Patientinnen und Patienten unabhängig von der ePA auch heute schon. Die ePA ist nur ein potentieller und neuer Speicherort für die Kopie.

Nein, Zahnlabore sind nicht berechtigt, auf die ePA der Patientinnen und Patienten zuzugreifen. Falls entsprechende Daten in die ePA eingestellt werden sollen, kann dies nur über die Zahnarztpraxen oder die Patientinnen und Patienten selbst erfolgen. Im Übrigen sollten medizinische Dokumente grundsätzlich immer erst nach einer Erläuterung durch eine Zahnärztin bzw. einen Zahnarzt in die ePA eingestellt werden.

Die Krankenkassen stellen Leistungen, die ihre Versicherten in Anspruch genommen haben, in die ePA ein, wenn die Versicherten nicht widersprechen. Grundlage sind die jeweiligen Abrechnungsdaten. Das Zugriffsrecht der Krankenkasse auf die ePA ist auf diesen Zweck und das Einstellen von Daten begrenzt, die sie auf Wunsch der Patientinnen und Patienten digitalisiert haben. Auf die übrigen Daten in der ePA können sie nicht zugreifen.