Start der ePA

Die ePA ist ein lebenslanger, digitaler Speicherort für persönliche Gesundheitsdaten, der auf sicheren Cloud-Servern der Krankenkassen innerhalb der Telematikinfrastruktur (TI) eingerichtet ist. Dort können Zahnarztpraxen und andere medizinische Einrichtungen sowie die Patientinnen und Patienten selbst medizinische Daten und Unterlagen für die ePAs speichern. Die Patientinnen und Patienten greifen über eine ePA-App, Zahnarztpraxen über ihr Praxisverwaltungssystem (PVS) auf die ePA zu.

Künftig werden die ePA-Aktensysteme der Patientinnen und Patienten immer mehr medizinische Daten enthalten. Informationen aus anderweitigen Behandlungen werden perspektivisch an einem Ort übersichtlich gebündelt sein. Das bietet grundsätzlich die Chance, schneller auf Gesundheitsdaten der Patientinnen und Patienten zugreifen zu können.

Startschuss ist der 15. Januar 2025. Die „ePA für alle“ soll zunächst im Rahmen einer Pilotphase in den TI-Modellregionen Hamburg und Franken getestet werden. Wenn diese erfolgreich verläuft, plant das Bundesministerium für Gesundheit (BMG) die bundesweite Verpflichtung voraussichtlich ab dem zweiten Quartal 2025. Die Anlage der Aktensysteme für die Versicherten durch die Krankenkassen soll bis dahin flächendeckend erfolgt sein.

Die ePA ist bereits seit 2021 eine Anwendung der Telematikinfrastruktur (TI), zuletzt in der Version 2.6. Versicherte mussten sie selbst bei ihrer Krankenkasse beantragen (Opt-in-Prinzip) und den Zugriff für jede Praxis einzeln freigeben. Das Angebot wurde bislang kaum genutzt. Mit der ePA in der Version 3.0 soll sich das ändern. Sie wird ohne das Zutun der Versicherten eingerichtet, wenn sie keinen Widerspruch einlegen (Opt-out-Prinzip) und Zahnarztpraxen können nach dem Einlesen der elektronischen Gesundheitskarte (eGK) automatisch auf die ePA zugreifen. Eine weitere wichtige Änderung sind zusätzliche Funktionen, wie zum Beispiel die elektronische Medikationsliste.

Ab dem 15. Januar 2025 sind die bisherigen ePA-Konten nicht mehr erreichbar. Die Versicherten, die eine ePA in der Vorgängerversion genutzt haben, müssen den Umzug der Akte in die Version 3.0 einmal in der ePA-App ihrer Krankenkasse anstoßen. Dabei werden die Dokumente von der alten in die neue Akte übertragen.

Die ePA wird für alle gesetzlich Versicherten eingerichtet, wenn sie nicht widersprechen. Das gilt auch für Kinder, sobald sie gesetzlich krankenversichert sind. Bis zur Vollendung des 15. Lebensjahres wird die ePA von einer erziehungsberechtigten Person verwaltet, danach können Jugendliche ihre ePA eigenständig organisieren. Private Krankenversicherungen können ihren Versicherten ebenfalls eine ePA anbieten. Informationen dazu hat der PKV-Verband hier zusammengestellt.

Die ePA startet mit einem digital gestützten Medikationsprozess. Welche Medikamente verschrieben und dann in der Apotheke ausgegeben worden sind, wird automatisch vom E-Rezept-Fachdienst in die ePA übertragen, ohne dass Zahnarztpraxen etwas tun müssen. Eingesehen werden kann diese Information in Form einer Medikationsliste. In den nächsten Ausbaustufen der ePA kommen neue Mehrwerte hinzu, wie beispielsweise ein integrierter elektronischer Medikationsplan (ab Sommer 2025) oder eine Patientenkurzakte (zu einem späteren Zeitpunkt).

Nein, die Nutzung der ePA bleibt freiwillig. Daran ändert auch das Opt-out-Prinzip nichts. Patientinnen und Patienten können bereits der Anlage der ePA und auch der späteren Nutzung jederzeit widersprechen. Weitere Informationen zu den einzelnen Widerspruchsmöglichkeiten hat die KZBV hier zusammengestellt.

Die Information der Versicherten ist Aufgabe der Krankenkassen. Zahnarztpraxen können jedoch freiwillig Informationsmaterialien der gematik oder des Bundesministeriums für Gesundheit (BMG) auslegen, um ihre Patienten zu unterstützen.

Nein, eine explizite Nachfrage ist nicht notwendig. Weil die Krankenkassen für ihre Versicherten nach dem vom Gesetzgeber durchgesetzten Opt-out-Verfahren zunächst automatisch eine ePA bereitstellen und bislang kaum Widersprüche eingelegt worden sind, können Zahnarztpraxen davon ausgehen, dass die Patientinnen und Patienten künftig in der Regel eine ePA besitzen. Zudem sollte das Praxisverwaltungssystem (PVS) die Verfügbarkeit anzeigen.

Die Patientinnen und Patienten müssen selbstständig entscheiden, ob sie die ePA nutzen möchten. Falls Zahnärztinnen oder Zahnärzte um eine Einschätzung gebeten werden, sollten sie sachlich und neutral informieren.

Zahnarztpraxen haben, nachdem die Patientinnen und Patienten ihre Gesundheitskarte (eGK) in der Praxis in ein Kartenterminal gesteckt haben und der Versichertenstammdatenabgleich (VSDM) erfolgreich war, automatisch für 90 Tage Zugriff auf die ePA. Die Patientinnen und Patienten können den Zugriff zudem über die ePA-App steuern.

Ja, rein unterstützende Aufgaben im Zusammenhang mit dem Befüllen, Aktualisieren und Löschen von Daten können an das zahnmedizinische Fachpersonal in der eigenen Praxis delegiert werden.

Nein, die ePA ist eine patientengeführte Akte. Sie ersetzt nicht die Behandlungsdokumentation. Zahnärztinnen und Zahnärzte sind weiterhin verpflichtet, alle medizinisch relevanten Informationen zu einer Behandlung in der praxiseigenen Behandlungsdokumentation festzuhalten. Aus dieser Primärdokumentation können dann ggf. Kopien in die ePA eingestellt werden. Umgekehrt können auch relevante Informationen aus der ePA in die Primärdokumentation übernommen werden.

Ja, wenn die Patientin oder der Patient der Zahnarztpraxis den Zugriff auf die ePA entweder mittels der ePA-App aktiv einrichtet oder innerhalb der vorangegangenen 90 Tage in der Praxis seine eGK gesteckt hat, können Zahnärztinnen und Zahnärzte auch in einer Videosprechstunde die ePA nutzen. Im Übrigen gelten für die ePA-Nutzung im Rahmen einer Videosprechstunde dieselben Regelungen wie in der Präsenzversorgung.

Nein, ePA und KIM sind unabhängige Anwendungen mit völlig unterschiedlichen Zielrichtungen. Mit KIM können Daten zum Beispiel zielgerichtet an eine ganz bestimmte Kollegin oder einen anderen Arzt versendet werden, etwa ein Befundbericht, der zur Weiterbehandlung der Patientin oder des Patienten benötigt wird. Eine derart zielgerichtete Kommunikation ist mit der ePA nicht möglich. Zahnarztpraxen, die Daten in eine Akte einstellen, können zum Speicherzeitpunkt nicht wissen, ob die nächste Praxis überhaupt Zugriff auf die ePA dieser Patientin oder dieses Patienten hat. Für die direkte Kommunikation mit anderen Zahnärztinnen und Zahnärzten oder Ärztinnen und Ärzten wird weiterhin KIM verwendet.

Nein, die Spezifikationen der ePA sind allgemeingültig und müssen von allen Krankenkassen umgesetzt werden. Die Hersteller der Praxisverwaltungssysteme (PVS) müssen daher die ePA-Funktionalität einmalig in die Praxissoftware integrieren, dann wird jede ePA unterstützt. Die Zahnärztinnen und Zahnärzte können mit ihrem PVS in der gleichen Art und Weise mit den ePA-Aktensystemen aller Krankenkassen arbeiten. Auch auf Patientenseite müssen die ePA-Apps der Krankenkassen Grundfunktionen unterstützen, die Bedienoberfläche kann sich aber unterscheiden.

Für die Aktualisierung der ePA, wie etwa das Einstellen eines Zahn-Bonushefteintrags, kann die BEMA-Position ePA2 abgerechnet werden. Für die Erstbefüllung, also eine Eintragung in eine Akte, in die bisher keine Praxis etwas eingestellt hat, kann alternativ die BEMA-Position ePA1 abgerechnet werden.