Das Wichtigste zum Start der „ePA für alle“

Ab 2025 kommt die neue elektronische Patientenakte („ePA für alle“). Medizinische Daten, beispielsweise Befundberichte und Röntgenbilder, aber auch Einträge ins digitale Zahnbonusheft können dort gespeichert werden. Ziel des Gesetzgebers ist es, den Austausch und die Nutzung dieser Daten zu verbessern und die Gesundheitsversorgung somit zu stärken. Was Zahnarztpraxen zum Start wissen müssen, wird nachfolgend in dieser ersten Kurzinformation vorgestellt.

Eine ePA für 73 Millionen Versicherte

Die ePA ist bereits seit 2021 eine Anwendung der Telematikinfrastruktur (TI) – stieß bei den Versicherten aber auf wenig Resonanz. Sie wurde deshalb überarbeitet und soll am 15. Januar 2025 in ausgewählten Regionen unter dem Namen „ePA für alle“ und mit der Erwartung an den Start gehen, dass deutlich mehr Menschen eine ePA nutzen. Damit das gelingt, wurde die Anlage der ePA grundlegend verändert. Die Krankenkassen stellen den 73 Millionen Versicherten künftig ohne deren Zutun eine ePA zur Verfügung. Wer dies nicht möchte, muss aktiv widersprechen (Opt-out). Zahnarztpraxen müssen im nächsten Jahr also damit rechnen, dass mehr und mehr ihrer Patientinnen und Patienten über eine ePA verfügen.

Update für das Praxisverwaltungssystem

Grundsätzliche Voraussetzung für die Interaktion mit der ePA der Patientinnen und Patienten ist, dass die Zahnarztpraxis mit den bekannten Komponenten (Konnektor oder TI-Gateway, SMC-B, Kartenterminal) an die TI angebunden ist. Neu benötigt wird ausschließlich ein zertifiziertes Update für das Praxisverwaltungssystem (PVS), das die Hersteller nach derzeitiger Planung bis zum 15. Januar 2025 bereitstellen sollen. Die Aufwendungen hierfür sind in der monatlichen TI-Pauschale, wie das Bundesministerium für Gesundheit (BMG) sie festgelegt hat, dem Grunde nach enthalten und werden nicht durch Einzelpauschalen erstattet. Eine Erstbefüllung oder Aktualisierung der ePA wird jedoch weiterhin gesondert vergütet. Für den Zugriff auf die ePA muss in der jeweiligen Zahnarztpraxis formal zudem mindestens ein eZahnarztausweis (HBA) vorliegen, technisch wird dafür die SMC-B verwendet.

Die ePA ist patientengeführt

Die Organisation und Verwaltung der ePA liegt in den Händen der Versicherten. Ob sie eine ePA nutzen, welche Informationen dort abgelegt werden und wer darauf zugreifen kann, entscheiden sie eigenverantwortlich. Sie haben deshalb auch die Möglichkeit, Dokumente zu löschen oder zu verschatten (Dokumente sind dann nur für die Patientin bzw. den Patienten sichtbar) und festzulegen, dass z. B. eine Zahnarztpraxis die ePA nicht nutzen darf. Für die ausschließliche direkte Kommunikation der Zahnärztinnen und Zahnärzte mit Kollegen und Ärzten ist die ePA deshalb nicht geeignet. Die interkollegiale Übermittlung von Befundberichten oder Röntgenbildern erfolgt weiterhin direkt, etwa über den Kommunikationsdienst KIM. Auch die Behandlungsdokumentation der Zahnarztpraxis wird durch die ePA nicht ersetzt. Zahnärztinnen und Zahnärzte sind weiterhin verpflichtet, alle relevanten Informationen für die Behandlung ihrer Patientinnen und Patienten festzuhalten.   

Das kommt in die ePA

Mit dem Start der neuen ePA sind Zahnärztinnen und Zahnärzte verpflichtet, Befundberichte in die ePA einzustellen. Damit gemeint sind konkrete Berichte an einen Dritten, die – wie ein Arztbrief – diesen über den Befund unterrichten sollen. Zahnarztpraxen müssen also nicht alle Befunddaten, die im Rahmen einer Behandlung entstehen, standardmäßig in die ePA übertragen. Weil die ePA patientengeführt ist, müssen weitere Behandlungsdaten nur auf ausdrücklichen Wunsch der Patientinnen und Patienten eingestellt werden – wie schon bei der bisherigen Opt-in-ePA; hierzu zählt insbesondere der eZahnbonusheft-Eintrag. Automatisch fließen hingegen die Daten aus dem E-Rezept-Fachdienst in die ePA. Zahnarztpraxen können sich diese in Form einer Medikationsliste anzeigen lassen. Grundsätzlich ist zu beachten, dass Zahnarztpraxen die ePA nur dann befüllen müssen, wenn sie

1. die Daten selbst erhoben haben,
2. die Daten aus der aktuellen Behandlung stammen und
3. die Daten in elektronischer Form vorliegen.
4. Es darf kein Widerspruch der Patientinnen und Patienten gegen das Einstellen vorliegen.

Die ePA ergänzt die Anamnese   

Mit der Zeit werden mehr und mehr der genannten Daten und Informationen in die ePA gelangen. Den Zahnarztpraxen soll so die Möglichkeit gegeben werden, ergänzend zur notwendigen Anamnese und Diagnostik in der Praxis, einen aktuellen Überblick über die Gesundheit ihrer Patientinnen und Patienten zu erhalten. Die ePA kann somit die Therapieplanung und Behandlung unterstützen. Wichtig ist dabei, dass Zahnärztinnen und Zahnärzte nicht verpflichtet sind, routinemäßig bei jedem Patientenkontakt die ePA zu durchsuchen. Grundlage der Behandlung bleiben das anamnestische Gespräch und die in der Praxis erhobenen Befunddaten.

Zugriff auf die ePA

Zahnarztpraxen haben, nachdem die Patientinnen und Patienten ihre Gesundheitskarte (eGK) in der Praxis in ein Kartenterminal gesteckt haben und der Versichertenstammdatenabgleich (VSDM) erfolgreich war, automatisch für 90 Tage Zugriff auf die ePA. Ob die Patientinnen und Patienten eine ePA haben, soll das PVS anzeigen. Die Voreinstellung von 90 Tagen kann von den Patientinnen und Patienten individuell über die ePA-App ihrer Krankenkasse angepasst, d. h. verkürzt oder verlängert, werden.

Startschuss fällt im Januar 2025

Die Krankenkassen beginnen ab dem 15. Januar 2025 mit der Anlage der ePA für ihre Versicherten. Parallel dazu startet ebenfalls am 15. Januar 2025 in den TI-Modellregionen Hamburg und Franken (im ärztlichen Bereich zusätzlich in Teilen Nordrhein-Westfalens) eine mindestens vierwöchige Pilotphase, in der die ePA getestet werden soll. Verlaufen die Tests positiv, plant das BMG den flächendeckenden Start frühestens ab dem 15. Februar 2025.  

Nähere Informationen

Die KZBV stellt den Zahnarztpraxen auf der Themenseite weitere Informationen zur ePA bereit. Die dort zusammengestellten Informationen werden laufend aktualisiert und ergänzt.